Hồ sơ dữ liệu luôn là một trong những loại tài sản quý giá nhất của bất kỳ doanh nghiệp nào và quyết định tới 70% thành công của một giao dịch. Tuy nhiên hiện nay tại Việt Nam, hơn 70% các thông tin dữ liệu vẫn được lưu trữ trên giấy và hơn 90% doanh nghiệp hiện vẫn đang sử dụng các biện pháp bảo quản lưu trữ truyền thống, thông qua lưu trữ trong các kho, tủ, giá kệ… đặt tại văn phòng.
Từ thực tế sau khi làm việc với nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước ông Trương Vĩnh Hùng – Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần Logistics Hàng không (ALS) nhận thấy rằng việc lưu trữ các tài liệu theo cách truyền thống sẽ khiến doanh nghiệp tốn kém nhiều chi phí, dễ phải đối diện với những rắc rối liên quan tới vấn đề bảo mật thông tin, hồ sơ dễ mất mát, khó tìm kiếm. Đặc biệt nếu nhiệt độ phòng lưu trữ không đảm bảo có thể gây ra hiện tượng ẩm mốc, ảnh hưởng nghiêm trọng tới chất lượng dữ liệu cũng như hoạt động kinh doanh nếu lưu trữ không cẩn thận.
Ngoài ra, việc tìm được kho giao vận phù hợp về mặt địa lý, dễ tìm kiếm, truy xuất khi cần, có đủ không gian chứa,… cũng sẽ làm tiêu tốn một lượng lớn các chi phí không cần thiết, hao hụt tài chính cho doanh nghiệp.
Để tìm lời giải cho vấn đề quản lý vòng đời thông tin, thúc đẩy chuyển đổi doanh nghiệp thành công, ALS – Đơn vị hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực kho vận, logistics đã quyết định lựa chọn hợp tác với FSI – Nhà cung cấp giải pháp chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam với hơn 15 kinh nghiệm chuyển đổi số, triển khai thành công nhiều dự án số hóa trọng điểm quốc gia và cung cấp dịch vụ chuyển đổi số cho nhiều khách hàng lớn như Honda, Pepsi, Citicom,… Đồng thời, sự kiện cũng là buổi lễ ký kết hợp, đánh dấu sự hợp tác chính thức của hai doanh nghiệp trong việc cung cấp các giải pháp số hóa, lưu trữ thông tin, chuyển đổi số hiệu quả nhất.
Giải pháp này giúp cho khách hàng tiết kiệm đáng kể chi phí và tạo điều kiện thuận lợi thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong quản trị tổ chức. Cụ thể, giải pháp giúp các doanh nghiệp đang phải dành nhiều không gian, diện tích để lưu trữ tài liệu nội bộ; các tổ chức muốn cắt giảm chi phí (ước tính 30% - 50% chi phí); các đơn vị có nhu cầu quản lý và tra cứu tài liệu nhanh chóng, hiệu quả trong xu hướng chuyển đổi số.
“Chúng tôi tin rằng đây sẽ là một giải pháp đáp ứng hiệu quả cho các khách hàng có nhu cầu lớn về lưu trữ tài liệu. Giải pháp kết hợp giữa lưu trữ vật lý chuyên nghiệp và số hóa hiện đại sẽ không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn làm quá trình quản lý, tra cứu trở nên nhanh chóng, hiệu quả hơn và đóng góp tích cực cho quá trình chuyển đổi số của khách hàng”, ông Trương Vĩnh Hùng, Tổng giám đốc ALS nói.
Cụ thể hơn, đối với lưu trữ vật lý, tài liệu của khách hàng sẽ được ALS bảo quản trong hệ thống kho hiện đại, chuyên nghiệp, đạt tiêu chuẩn về nhiệt độ, độ ẩm, chống mối mọt. Tất cả tài liệu đều được mã hóa, niêm phong và có thể truy xuất theo yêu cầu của khách hàng bất cứ khi nào. Khách hàng có thể lựa chọn linh hoạt tiếp cận tài liệu ngay tại địa điểm kho trung tâm hoặc chuyển tới địa điểm được chỉ định.
Những tài liệu quan trọng, có nhu cầu thường xuyên tra cứu sẽ được số hóa bằng công nghệ nhận dạng chữ viết, bảo mật đa tầng, lưu trữ đám mây, giúp truy xuất thông tin tức thì, an toàn và nhanh chóng. Toàn bộ hồ sơ, tài liệu lưu trữ bản cứng cũng như số hóa được quản lý đồng bộ, thống nhất trên nhiều nền tảng kỹ thuật số (web, app).
Ông Hùng nói: “Chúng tôi thấu hiểu tài liệu là tài sản của tổ chức. Chúng tôi sẽ kết hợp đồng bộ giữa lưu trữ tài liệu (hồ sơ, chứng từ, …) dạng vật lý và số hóa dữ liệu điện tử với độ an toàn, bảo mật cao, thuận tiện tra cứu, truy xuất… nhằm mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng”.
Văn phòng Đề cử Kỷ lục Việt Nam - Viện Kỷ lục Việt Nam đang đề xuất Kỷ lục: Giải pháp toàn diện về lưu trữ vật lý kết hợp số hóa tài liệu đầu tiên tại Việt Nam.
.jpg)
.jpg)